INNOVACION OFICINAS SIN PAPELES ACELERAN PROCESOS

La digitalización de documentos, otra forma de ganar productividad

Remitos, facturas y recibos se vuelven bits y circulan en forma electrónica entre las compañías. Se acortan tiempos de espera y se reducen costos de logística interna.

Plataformas. A través de una red, las compañías comparten información y evitan papeleos.
Plataformas. A través de una red, las compañías comparten información y evitan papeleos. Foto:Cedoc Perfil
La búsqueda de mayor competitividad en las empresas no sólo se orienta a bajar costos en la producción, sino que ahora también alcanza a las oficinas de administración. Las facturas, remitos y otros documentos comerciales ya se adaptan a la era digital, lo que permite acelerar procesos y mejorar la eficiencia en el control de stocks.

La empresa Planexware desarrolló una plataforma para intercambiar documentos y eliminar el papel en las oficinas de sus clientes. Con el programa Krikos 360, que arrancó en 2013, vincula a compradores y vendedores en una red que optimiza la gestión de información.

Carlos Pinto, director comercial de la compañía, resumió: “Al estar todo digitalizado, no hay que esperar a que llegue un papel y se agilizan los pedidos. Así, se reducen los stocks inmovilizados, que son improductivos”. El director de Planexware, Héctor Petrelli, completó: “En nuestra red, las empresas trabajan como si fueran socias y comparten información al instante. Por ejemplo, los supermercados les dan datos en directo a sus proveedores de lo que venden y necesitan reponer y, del otro lado, las compañías conocen en tiempo real el resultado de sus campañas comerciales”.

Más allá de los costos, los ejecutivos de Planexware también destacan la seguridad de su plataforma y la valoran por encima del envío de correos electrónicos. “Este formato no puede ser interceptado por otras personas, tiene trazabilidad (se puede saber el estado de cada documento, a qué hora se envió y fue leído) y permite recordarles los vencimientos a cada destinatario. Con esto, se acabaron las excusas y no se puede desconocer la recepción de una factura”, describió Pinto. Petrelli agregó: “Además, ayuda a eliminar los remitos apócrifos y la economía en negro, por lo que hay mayor control fiscal”.

Uno de los usuarios de este sistema es Garbarino. “Este sistema reduce el costo por el traslado de papeles, dinamiza la toma de decisiones, agiliza los procesos administrativos y contribuye a cuidar el medio ambiente”, comentó su presidente, Carlos García.

Frente a la resistencia sindical que puede provocar la eliminación del papel, Pinto dijo que entiende los reclamos, pero “hay que adaptarse, esto es imparable. Oponerse es anacrónico”, aseguró el empresario sobre el tema.