Si bien nos encontramos en un período de auge sin precedentes en lo que respecta a la creación de datos, tanto impresos como digitales, es interesante resaltar que la gran mayoría no se encuentran organizados óptimamente. Esta dispersión de la información genera lo que se conoce como “la era del caos de datos”.
Para la mayoría de las compañías esta desorganización es una gran problemática, ya que más del 90% de los datos empresariales, a nivel mundial, no están bien estructurados. En gran parte este problema se debe a que la información está almacenada en múltiples dispositivos como correos electrónicos, carpetas o dispositivos portátiles. Estos volúmenes de datos, si no están bien organizados, atentan contra una óptima digitalización.
Datos de datos. Dependiendo de la industria, una compañía posee entre 1 millón y 12 millones de gigabytes acumulados. La lucha de las empresas por extraer datos significativos de todo este mar de datos es universal.
Una de las maneras más efectivas de organizar este caudal de información es apostando por un buen servicio de digitalización, que permita reducir los volúmenes de datos impresos. Por ejemplo, los actuales escáneres del mercado ya permiten digitalizar entre 20 y 150 páginas por minuto. Esto genera una gran ventaja al momento de organizar la información de manera ágil, segura y con la mejor resolución.
Además, la tecnología ha avanzado de tal manera que los escáneres ya no solo digitalizan las imágenes, sino que también incorporan un sistema de software que permite rastrear documentación por palabras claves, lo cual permite buscar información entre miles de documentos, de manera sencilla.
Ventajas. La transformación digital es una de las soluciones más eficientes dado que mejora los procesos empresariales, mediante la obtención de información integrada. El volumen y la complejidad de los datos, para un negocio promedio, requieren una gran flexibilidad proporcionado por lo digital.
Las principales ventajas de la digitalización, en las empresas, es que permite extraer datos de una forma efectiva. Esto ayuda a mejorar procesos internos dentro de la compañía, y agiliza los tiempos de entrega hacia sus clientes externos. Además, generan registros digitales que permiten organizar y sincronizar información de forma efectiva. También se destaca la importancia de acceder, de forma rápida, a documentación crítica y asegurando la mejor calidad y resolución en imágenes.
*Gerente regional de Ventas de Alaris para Cono Sur.
