¿Recordás cuando presentar impuestos era solo juntar todas las facturas del mes para que el contador las procese y determine cuánto pagar? Para el contador o la empresa con un simple sistema en DOS o un Excel podía ser suficiente.
Pero las exigencias cambiaron. El papel en muchos casos ya casi ni se utiliza. Las facturas son electrónicas, los regímenes de información, de retención y percepción están a la orden del día.
Los canales de venta se diversificaron, y ya no se trata solo de tiendas físicas. Y si el teléfono celular hace por nosotros muchísimas cosas más de las que hacía cinco años atrás ¿por qué un software contable no podría ofrecernos una gran variedad de herramientas nuevas y que faciliten el trabajo cotidiano?
La tecnología trabaja a nuestro servicio proponiéndonos cada día más facilidades en cada paso que damos.
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Veamos los costos de insistir en el uso de un software contable obsoleto:
- Perder tiempo que podríamos volcar en otras tareas
Crear una factura electrónica desde el sitio web de AFIP en ciertas fechas puede ser todo una odisea. Reintentar implica volver a escribir el CUIT del cliente, el detalle de cada producto, y si los ítems son muchos, el tiempo del login también puede jugar una mala pasada.
Pero a través de un sistema de gestión actual se puede facturar sin pasar por estas dificultades ya que se conectan con AFIP a través de Web Services devolviendo las facturas con el código Qr. Ingresando todos los datos en una sola pantalla, ahorrando tiempo en la carga de datos del cliente, de productos, y enviando el comprobante por email desde la misma plataforma. Luego también podremos seguir los movimientos asociados al comprobante como presupuestos previos, remitos, cuentas corrientes para controlar los pagos.
Otra oportunidad para ahorrar tiempo muy significativa es la posibilidad de importar información y allí las posibilidades son muchas:
- Comprobantes desde las bases de datos de AFIP.
- Comprobantes desde un Excel
- Listado de clientes, proveedores y productos desde Excel
- Asientos Manuales desde Excel y saldos al inicio de cuentas corrientes de clientes y proveedores
- Extractos bancarios para conciliar saldos
- Legajos desde las altas tempranas de AFIP o excel.
Algunos de estos puntos solamente puede ofrecerlo una solución que esté al día con los cambios que AFIP presenta a diario.
Quién no querría generar comprobantes y cargar grandes cantidades de información en solo unos pocos minutos.
Ahorrar tiempo al generar los comprobantes desde el sistema e importar información desde otras fuentes es sin dudas un beneficio que los softwares obsoletos no pueden ofrecer.
2- Realizar tareas manuales que se pueden evitar
Una vez que tenemos registradas las operaciones básicas es hora de obtener los reportes. Para ello en principio es necesario que las operaciones que ingresemos impacten de forma automática generando los asientos mensuales.
Hasta allí nada que cualquier sistema no pueda hacer. Pero hablamos de los reportes de gestión y para las presentaciones impositivas, contabilidad. O generar los archivos para la importación de los .txt de iva compras y ventas o el 931 de AFIP. Si el sistema no lo genera debemos dedicar esfuerzos en hacerlo manualmente.
Realizar un ajuste por inflación desde el propio sistema sin necesidad de cargar los índices de actualización es también una forma de ahorrar tiempo al no tener que recurrir a planillas y luego realizar los ajustes de forma manual.
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Una vez más, todas estas posibilidades solo un software actualizado lo puede lograr y si es en la nube permitirá que cualquier responsable, incluso el contador pueda acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar con solo un clic a la información actualizada. Esto evita trabajo innecesario y permite ganar tiempo para volcar los esfuerzos en otras tareas.
Trabajar menos al obtener reportes actualizados con un clic y desde la nube es sin dudas una mejor opción.
3- Perder eficiencia al no llevar la información centralizada
Si contamos con bases de datos separadas o la información proviene de distintas fuentes nos podemos encontrar con cargas duplicadas, perder en el camino datos importantes, quedando datos expuestos a errores u omisiones.
El control del stock puede ser sencillo si solo manejamos un punto de venta en una tienda física. ¿Pero si utilizamos diversas plataformas? ¿o tenemos más de una sucursal? Para poder sincronizar el stock con los diferentes canales de venta el sistema de gestión debe preveer mecanismos de integración con dichos canales. Los sistemas de gestión más modernos contemplan APIs que permiten integrar con otros sistemas o la integración con las plataformas más utilizadas como TiendaNube, MercadoLibre, MercadoPago.
Al ser eficientes en la generación de información podremos cumplir con los compromisos de venta en forma oportuna. Al unificar los datos veremos favorecida la consistencia e integridad de la información que generemos para los distintos receptores de la misma.
Ser eficientes al llevar la información de forma centralizada es una oportunidad que no pueden cumplir los softwares que no están al día.
4- Estar desactualizados con las exigencias externas
Depender de las renovaciones de licencias para acceder a las actualizaciones en un sistema puede ocasionar grandes inconvenientes. Así es como generalmente en muchos casos los softwares contables se vuelven obsoletos y quedan desactualizados con las exigencias fiscales tan cambiantes. Desde los mínimos y escalas para aplicar retenciones hasta los cambios en la forma de determinación y presentación de impuestos.
Los sistemas más modernos incluyen las actualizaciones del software dentro de su costo, con lo cuál sabemos de antemano que nos espera y nos evitamos gastos inesperados o sorpresas.
5- Hacer el trabajo más difícil
Si tenemos que generar la información y luego someterla a diversas modificaciones según el receptor de la misma, solo lograremos dificultar el traspaso entre quienes la utilicen.
Pero atención! Más herramientas no significa más complejidad. Las propuestas actuales son más intuitivas, amigables, fáciles de usar. Y por lo general cuentan con soporte técnico, con lo cual no hay excusas para que alguien no pueda aprender a utilizarlos, no importa cuán amigo seas de la tecnología.
Hacer el trabajo más fácil para quienes generan la información y quienes luego la utilizan es posible.
Así que está en tus manos la decisión de qué tipo de modelo de software contable deseas usar, así como el tipo de auto que deseas conducir, si uno de antaño o nuevo más nuevo. Con la gran diferencia de que en el mundo de los softwares contables y de gestión lo más nuevo no tiene por qué ser lo más caro. Las soluciones del mercado actual presentan precios muy accesibles para cualquier negocio y hasta propuestas gratuitas que nos acercan a conocer dichas herramientas.
Las nuevas propuestas de solución de gestión en la nube, sortean cualquiera de las dificultades que los softwares contables tradicionales suelen presentar. Además al ser soluciones que centran su propuesta en el cliente proveen la garantía de que en el corto o mediano plazo el producto siempre va a estar atento a las necesidades que tienen en común la mayoría de sus usuarios y los cambios en el entorno.
* fundador de xubio.com, software de gestión para pymes
