Cada vez es más evidente la necesidad de tener herramientas de trabajo a distancia, que permitan ejercer las tareas sin depender de una presencialidad.
Un sistema de facturación y gestión online resulta incluso más económico que trabajar a mano en tareas de facturación electrónica, control de stock o revisión de reportes del negocio porque permite a las empresas optimizar sus tiempos y recursos en pos de crecer en cantidad de ventas e ingresos, sin descuidar las tareas administrativas.
A continuación, las 4 principales ventajas que ofrece un sistema de facturación online:
1) Automatización de tareas
Un proceso que tradicionalmente se realizaba a mano primero desde la empresa y luego desde el estudio contable, cargando los comprobantes en su propio software o planilla, pasa a prescindir de esta pérdida de tiempo y recursos. Los sistemas de facturación unifican esa carga en una sola vez y además permiten pre-cargar facturas recurrentes que posean la misma información en su campo de ítems. Incluso, algunos softwares se integran con otras plataformas de eCommerce o programas de cobro y toma de pedidos, para recibir por código la información que va a plasmarse en cada factura, sin precisar la labor manual. Por otro lado, se pasa a trabajar con facturas en serie, que no requieren de la memoria o la atención humana del personal, reduciendo al mínimo los márgenes de error en la operatoria diaria. También, gestiona fechas de vencimiento para enviar recordatorios y automatizar el cobro a los clientes deudores.
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2) Acceso permanente para el personal
Los sistemas de facturación y gestión online posibilitan el acceso desde cualquier dispositivo que posea conexión a internet: computadora, tablet y celular. Incluso en el día a día, muchas empresas necesitan movilizarse y revisar información al momento de visitar a sus clientes. Para eso cuentan con estos programas en la palma de su mano. A su vez, muchos negocios necesitan un programa al que acceda cada miembro del personal por separado, ya sea el contador/a, vendedores/as o los dueños/gerentes de la empresa. Es decir, un acceso para facturar, consultar stock, revisar la rentabilidad del comercio o incluso descargar reportes para el fisco. La facilidad en este caso, es poder configurar los niveles habilitados individualmente (si van a poder visualizar toda la información o solo ciertos módulos necesarios).
3) Obtención de reportes automáticos del negocio
La diferencia entre tener un sistema y no tenerlo resulta abismal cuando se observa toda la información que el software recopila de manera automática, en relación con aquella que, de lo contrario, debe extraerse de forma manual. Los sectores gerenciales de cada empresa monitorean de manera constante ciertos indicadores que el programa unifica para luego tomar las decisiones de negocio adecuadas. También, se obtienen los informes impositivos para presentar ante la recaudadora fiscal y se centraliza la registración contable (libros, balances, etc).
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4) Actualizaciones impositivas y tecnológicas
A diferencia de los programas de facturación y gestión offline o fijos, es decir, los que se descargan e instalan en la computadora, los softwares en la nube actualizan su tecnología de manera constante para adaptarse a las necesidades que van surgiendo en el mercado; por ejemplo, incorporando funcionalidades o integraciones con nuevas plataformas. Además, se adaptan automáticamente a los requerimientos fiscales del Estado hacia las empresas, para que puedan operar bajo las normas legales. Estos cambios los realizan de manera sistemática sin demandar tiempo extra para descargar nuevas versiones en el ordenador o solicitar contrataciones adicionales para obtenerlas.
A estas 4 claves, podemos sumarles: el almacenamiento seguro de todos los comprobantes en la nube; que softwares como éstos no requieren personal capacitado si son simples y están diseñados de manera intuitiva; y la personalización del formato del comprobante y el mensaje que recibe el cliente.
* Fundador y CEO de Contabilium
