Pareciera que nos hemos olvidado que las organizaciones implican trabajar con otros. La mayor parte de las recomendaciones que circulan redes sociales apuntan a la organización individual del trabajo, pero pocas veces se enfocan en cómo los líderes pueden colaborar en la realización colectiva del trabajo. Aquí van algunas sugerencias para ello.
Cree espacios de trabajos virtuales comunes en donde reflejar los avances del trabajo del equipo. Esto tiene varios efectos virtuosos: genera pertenencia, evita la incertidumbre; y aumenta el control social.
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Organice el trabajo del equipo. Cree hitos de encuentro en donde se marque el comienzo del trabajo del día estableciendo los objetivos y tareas diarias; y cerrando con logros o dificultades emergentes. Esto ayudará a generar una rutina de trabajo, conversaciones, y a manejar el balance entre el espacio de trabajo y personal.
Lo importante son los objetivos y no las horas trabajadas. Se requiere un esfuerzo de planificación de objetivos grupales e individuales, de fijar plazos; pero también de alcanzar acuerdos de factibilidad junto a los miembros del equipo.
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Genere canales para la comunicación grupal. Es crítico que existan canales grupales de comunicación en donde lo que se comenta en relación al trabajo, todos estén al tanto de ello.
Establezca reglas en el uso de los medios de comunicación. Qué medios usar para qué fines. Utilice medios asincrónicos para compartir información, y sincrónicos para llegar a acuerdos, convencer a personas o tomar decisiones. Resulta más ordenado y más efectivo.
Genere espacios informales de conversación. La comunicación informal es un aspecto central en la efectividad de los equipos de trabajo. Se pueden comenzar las reuniones con alguna consigna lúdica que genere intercambios informales o se pueden organizar “almuerzos virtuales”.
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Utilice la cámara! Cada vez que pueda, en los espacios de reunión utilice videollamadas. Ver a las personas no solo enriquece el intercambio de información sino que genera compromiso. Otra ventaja es que obliga a las personas a estar conectadas a la reunión con actitud de trabajo. Anímese.
Esté presente. A la presencia física hay que reemplazarla con la presencia social. Estudios han mostrado que la frecuencia en la comunicación aumenta la percepción de presencia social.
Más confianza y menos control. Aquel que intente controlar en el trabajo virtual está destinado al fracaso. Controlar no es efectivo por varios motivos. Uno es porque por más control que se genere, el trabajador encontrará la forma de sortearlo. Pero por otro lado, el excesivo control erosiona la confianza, la autonomía y el compromiso que tendrá el trabajador.
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Es momento de escuchar al equipo. El trabajo a distancia requiere mucha capacidad de escucha y atención a situaciones particulares. Genere espacios de conversación ante el menor indicio de dificultad.
Realizar un trabajo a distancia requiere no solo un esfuerzo individual, sino un esfuerzo colectivo. Es necesarios re-aprender a liderar y a vincularse bajo esta modalidad de trabajo.
* Profesor de la Universidad de San Andrés.
