La digitalización es un cambio al que se están enfrentando todas las PYMES. Desde redes sociales que se convierten en canales de ventas, clientes que quieren respuestas por WhatsApp o comprar a la distancia. Hasta exigencias fiscales de AFIP de facturación electrónica, IVA o Libros de Sueldos Digital, entre otras.
Por qué mi emprendimiento se debería unir a la digitalización
Recordemos que la tecnología atraviesa los hechos y decisiones cotidianas. Coordinar una reunión, buscar en Google Maps bares cercanos, ver opiniones del lugar, la ubicación y calcular cuánto demoramos en llegar allí. Coordinar con nuestros amigos por redes sociales o aplicaciones de mensajería, enviar la ubicación para que lleguen al punto exacto. Tomar fotos del momento para compartirlas como estados, dejar un comentario de la experiencia en Google Places. Algo similar ocurriría si queremos practicar un deporte, elegir un lugar de vacaciones, o hasta comprar un calzado. Por qué no aprovecharíamos las ventajas de obtener datos precisos al instante, conocer alternativas para tomar buenas decisiones y compartirlo.
Lo mismo ocurre en el ámbito de los negocios. La forma de generar publicidad, contacto con los clientes o usuarios, generar información para la toma de decisiones puede verse atravesada por la ventajas que ofrecen las nuevas tecnologías. Lo mejor de todo es que la transformación digital es apta para cualquier tipo de emprendimiento, no importa el tamaño, el tipo de servicio, el nivel de facturación. Se trata de una influencia imparable a la que todos se están sumando. Por qué esperar y no comenzar a disfrutar de los beneficios desde ahora.
5 claves para ayudar a las PYMES en este proceso
Veamos cuáles son algunos de los puntos importantes a tener en cuenta para la digitalización de tu emprendimiento:
Adoptar un sistema de gestión
Hacer facturas electrónicas, enviarlas a los clientes, seguir de cerca las cuentas corrientes para asegurarnos el pago, anotar las ventas en un Excel, guardar todas las facturas de compra para llevarlos al contador. Algunos comprobantes de compra están impresos, otros los recibimos por mail, ¿habremos enviado todos? También debemos registrarlos para luego saber cuánto ganamos al mes o cuánto dinero tenemos en caja para afrontar los pagos diarios. ¿Y si dupliqué algún comprobante cuando armé la planilla? ¿Si alguna fórmula no está sumando algún dato por error? ¿Si el archivo se rompe y pierdo toda la información?
Esta es la realidad a la que se enfrentan muchos emprendedores sobre todo en sus comienzos cuando por lo general desean concentrar sus esfuerzos en Ventas. Pero por necesidades externas como exigencias impositivas, bancos u otras entidades, o internas para generar información para la toma de decisiones, deben lidiar con todos estos problemas.
Un sistema de gestión sin dudas es la Solución. Por lo general la mayoría de soluciones actuales ofrecen la posibilidad de centralizar todos estos hechos económicos en un solo lugar. Es decir, desde el acceso al sistema podemos generar nuestras facturas de venta, que desde allí se envíen a AFIP y luego a nuestros clientes, y que de forma automática impacten en las cuentas corrientes. Esto representa una gran ventaja al asegurar la trazabilidad de las operaciones, la integridad y facilita el control. Xubio por ejemplo además es una solución en la Nube, es decir que permite a los usuarios acceder desde diferentes dispositivos, ofrece mayor seguridad a los datos y facilita el acceso al contador que puede utilizar los distintos reportes contables e impositivos para hacer sus presentaciones.
Planificación
Cada proceso puede ser automatizado, simplificado y optimizado con las herramientas actuales. Es necesario planificar cómo se llevarán a cabo. Incluirá por ejemplo, diseñar canales de comunicación online, canales de ventas virtuales conectados con redes sociales, incorporar un CRM. Todo dependerá de la estrategia que diseñes para satisfacer a tus clientes y obtener la información que necesites para la toma de decisiones.
Educación digital
La resistencia al cambio suele ser inevitable. Puede darse entre el personal o hasta en los líderes que dirigen la organización. Aunque la digitalización ya no es exclusiva de los “nativos digitales” pueden generarse inseguridades o desconocimiento de las ventajas que proporcionan las nuevas tecnologías. La capacitación hará la diferencia para que todos se adapten a los nuevos procesos y entiendan las virtudes del mismo.
Priorizar la experiencia del cliente
El cliente es cada vez más digital. Es decir que para acercarse al cliente se debe hablar y manejar el mismo idioma. Desde la publicidad en redes sociales, los canales de comunicación, pasando por la concreción de la venta, hasta la entrega del producto o servicio hay que pensar en que es lo que el cliente valorará de su experiencia con tu marca y que solución le ofrecerás.
Involucrar a todas las áreas de la empresa
Dependiendo del tamaño de la empresa la transformación deberá influenciar a todas las áreas. Sabemos que un emprendimiento puede abarcar desde uno a miles de personas. En todos los casos es importante que todos entiendan la importancia y colaboren en la implementación. Recordemos que muchos pueden ver modificados sus roles y forma de trabajo, con lo cual el éxito en la implementación dependerá de ellos.
Podemos concluir que la digitalización de cualquier emprendimiento es una tarea a la que todos deberán sumarse para crecer o hasta para subsistir en muchos casos. Las tecnologías actuales proveen herramientas a costos muy accesibles para comenzar con el cambio. La atención deberá estar puesta en la planificación y en el control para asegurarse los resultados tan ventajosos que propone este cambio.
