Llegando a fin de año, la vieja costumbre de tirar los papeles por la ventana, cuestión que estaba un poco fuera de hábito, quizás este año reaparezca con fuerza. Se dice que no hay mejor cosa que hacer que desprenderse de todo lo malo y este año, sin dudas, hay muchos motivos de hacerlo. Pero no todo puede tirarse el 31 de diciembre por la ventana porque, a pesar de transitar por esta era virtual exacerbada por la pandemia, donde está probado que cada vez se imprimen más papeles, mucha documentación además de ser controlada luego tiene que mantenerse archivada, por años, en los depósitos de las empresas.
El Código Civil y Comercial, en su artículo 328 establece que en general la documentación respaldatoria que tiene una empresa debe conservarse por diez años, siguiendo los siguientes criterios:
a) los libros, contándose el plazo desde el último asiento;
b) los demás registros, desde la fecha de la última anotación practicada sobre los mismos y
c) los instrumentos respaldatorios, desde su fecha.
Por otro lado, la AFIP exige que los comprobantes emitidos y recibidos, que estén vinculados con la actividad, deben mantenerse por un término de hasta 5 años después de operada la prescripción del período fiscal a que se refiere; en materia previsional son 10 años.
Pero además de saber qué hacer con la conservación de la documentación, también existen tareas de control, exigidas por los organismos nacionales y los provinciales.
Las empresas reciben todos los días facturas electrónicas de sus proveedores, en el momento de adquirir un bien o cuando contratan un servicio. Si esos comprobantes no cumplen con todos los requisitos que exigen las normas, podrían ser impugnados por la AFIP. Por ese motivo, al recibirlos y antes de efectuar el pago tienen que seguirse determinados procedimientos de control, para evitar problemas en el futuro. Lo primero que hay que hay que hacer es chequear, en la página web de la AFIP, la constancia de inscripción del proveedor, de esta forma se determina si figura con sus impuestos activos.
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De esta manera, el crédito fiscal para computar en el IVA y la deducción del gasto en el Impuesto a las Ganancias son válidos. Actualmente, no existe ninguna norma vigente que obligue a los contribuyentes a validar todas las facturas que reciben. Sin embargo, para evitar sorpresas, previamente a realizar cada pago conviene efectuar determinados controles que ayudan a validar cada uno de los comprobantes recibidos.
Con la generalización del uso de la factura electrónica, ya todos los comprobantes que se reciben de los contribuyentes inscriptos en el IVA, tienen que haberse emitido en forma digital. Ante la llegada de un comprobante inválido, que no reúne alguno de los requisitos exigidos por las normas, en primera instancia la AFIP intentará considerarlo como apócrifo, incluso a pesar de que la operación haya existido. No es lo mismo un comprobante inválido que uno apócrifo, el primero respalda una operación pero no cumple con lo que exige las resoluciones de la AFIP; en cambio, el segundo simula una operación que no existió; en el primer caso hubo negligencia al no detectar una falla formar, en cambio en el segundo hubo intención o dolo, la operación no existió por ese motivo cada caso tiene sanciones diferentes.
La ley de procedimiento (11.683), en su artículo 34 faculta al Poder Ejecutivo a condicionar el cómputo de las deducciones, los créditos fiscales y sobre los demás efectos tributarios de interés del contribuyente a la utilización de determinados medios de pago u otras formas de comprobación de las operaciones. En los casos en que los contribuyentes no utilicen tales medios o no realicen la validación de los comprobantes, quedarán obligados en otra instancia a demostrar la veracidad de las operaciones para poder computar a su favor los créditos y las deducciones impositivas. A pesar que la ley antievasión (25.345) no admita que el contribuyente pueda demostrar que la operación existió, si no se utilizaron los medios de pago definidos en la norma, este artículo de la ley de procedimiento le otorga siempre esa posibilidad de demostrar la existencia de la operación y de esta manera se autoriza a computar los comprobantes, como crédito fiscal en el IVA y como gasto en el Impuesto a las Ganancias. En este punto, como en otros casos dentro del sistema tributario argentino, dos leyes vigentes dicen sobre un mismo tema cosas diferentes.
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En cuanto a la obligación de verificar la validez de los comprobantes, la ley establece que si las facturas no reúnen todos los requisitos establecidos en las normas, se impugnarán los gastos y créditos fiscales de los contribuyentes que por sus compras o locaciones reciban facturas o documentos equivalentes, apócrifos o no autorizados, sólo en la medida que estuvieran obligados a realizar la constatación dispuesta en el artículo sin número incorporado a continuación del artículo 33 de la ley 11.683. Este artículo dispone lo siguiente: “los contribuyentes estarán obligados a constatar que las facturas o documentos equivalentes que reciban por sus compras o locaciones, se encuentren debidamente autorizados por la Administración Federal de Ingresos Públicos. El Poder Ejecutivo nacional limitará la obligación establecida en el párrafo precedente, en función de indicadores de carácter objetivo, atendiendo la disponibilidad de medios existentes para realizar, la respectiva constatación y al nivel de operaciones de los contribuyentes...”. En el 2007, a través del decreto 477, aún sin reglamentar por la AFIP, se dispuso que “están obligados a constatar la debida autorización de las facturas o documentos equivalentes los siguientes sujetos:
1) Exportadores y sujetos que realicen actividades asimilables a la exportación, con carácter de habitualistas. 2) Contribuyentes que actúen como agentes de retención del Impuesto al Valor Agregado. 3) Contribuyentes que reciban comprobantes electrónicos. Actualmente todos los contribuyentes reciben ese tipo de comprobantes, por lo que la obligación se extiende a todo el universo de los contribuyentes. 4) El Estado Nacional y sus dependencias y/u organismos dependientes, centralizados, descentralizados o autárquicos.”
Por otro lado, otra norma también se refiere a los datos que tienen que controlarse cuando se recibe un comprobante, es la resolución 100 de la AFIP, que en su artículo 41 establece lo siguiente: “No serán considerados válidos a los efectos del cómputo de deducciones, créditos fiscales y demás efectos tributarios de interés para el comprador, locatario o prestatario los comprobantes que no contengan los siguientes datos: a) Respecto del emisor: Apellido y nombre o razón social, domicilio comercial, categorización frente al IVA y CUIT; b) Respecto del comprobante: Fecha de emisión, numeración de 12 dígitos, código de autorización de impresión (CAI) y fecha de vencimiento. Pero la misma norma establece a favor de los contribuyentes que siempre se podrá demostrar que la operación existió. Lógicamente, en estos casos deberían haberse realizado las retenciones correspondientes y utilizado los medios de pago que establece la ley 25.345. Resumiendo, la situación óptima sería controlar todas las facturas que se reciben, a pesar que todavía no exista una obligación dispuesta por ninguna norma que obligue a realizar esa tarea. Como última opción, si no se efectuó el control del comprobante quedará la posibilidad de discutir con la AFIP sobre la veracidad de la operación.
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La AFIP inhabilita de su página Web a determinados contribuyentes que no cumplieron con algún requisito formal, por ejemplo problemas con el domicilio fiscal, por ese motivo antes de realizar el pago de la factura debería verificarse la vigencia de la constancia de inscripción, sino debería considerar al proveedor como un sujeto no categorizado y retenerle del pago el 28% del Impuesto a las Ganancias, sin considerar mínimo exento.
En relación con los proveedores monotributistas, la ley 24977 y el decreto 1/10 establecen que los adquirentes o prestatarios sólo podrán descontar en su declaración jurada de Ganancias: 1) Respecto de un mismo emisor: hasta un 2% del total de las compras y locaciones del ejercicio comercial; 2) De todos los proveedores monotributistas: hasta el 8% del mismo límite anual. No existirán restricciones de deducción en los casos de que sean proveedores recurrentes dentro del ejercicio; condición que se logra cuando existen 24 o más compras a un mismo proveedor monotributista; o 10 o más facturas de servicios. Por otro lado, la AFIP tiene implementado un Régimen de Retención de Ganancias y del IVA que se aplica a los pagos que se hacen a un proveedor monotributista que, durante el último año aniversario, haya superado por esas operaciones entre ambos el nivel de ingresos que permite permanecer en el Régimen Simplificado. Si se supera ese tope el contribuyente que paga queda obligado a retener del importe de la liquidación el 35% del Impuesto a las Ganancias y el 21% correspondiente al IVA.
Por último existen controles, que a pesar de no ser obligatorios de hacer, deberían ser cumplidos al momento de recibir una factura correspondiente a un monotributista. Consiste en verificar que el precio unitario del bien no supere el mínimo que se establece para cada año, valor que excluye al pequeño contribuyente del régimen.
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